Правильная инвентаризация склада, как ее провести не останавливая продажи

Одним из ключевых показателей привлекательности офлайн-магазинов для клиентов является физическая доступность товара на полках – при приблизительно равных ценовых предложениях выигрывает продавец, у которого товар есть в наличии на полке. Чтобы минимизировать время отсутствия товара в магазине, розничные компании прилагают большие усилия. Именно поэтому организуется круглосуточная работа складов и транспорта 364 дня в году, оставляя свободным только первое января.

Но есть период, когда работа склада по обеспечению обработки товара останавливается. Это время инвентаризации. По требованиям налогового учета каждая компания должна подтвердить свои товарные запасы не реже одного раза в год. Причем правила предписывают провести подсчет в период не ранее 1 октября и не позднее 31 декабря - в самый высокий период работы для логистических цепочек большинства розничных компаний.

Для снижения влияния простоя при инвентаризации на работу компании в целом нужно свести к минимуму параметр «блокировка обработки, штук в день», который показывает какое количество товара в течение какого периода были недоступны, то есть степень недоступности товара.

Возможны два подхода к решению данной задачи:

1. Провести инвентаризацию с привлечением максимального количества счетных бригад, то есть сократить длительность пересчета.
2. Провести инвентаризацию без остановки движений или остановкой движений по минимальному количеству единиц товара.

Первый способ с одной стороны крайне прост – нужно вывести как можно больше персонала, чтобы каждому сотруднику достался небольшой участок, который можно просчитать быстро. Но с дугой стороны привлечение избыточного количество персонала (по сравнению с штатной работой склада) таит в себе много сложных для управления моментов:

• Персонал необходимо обеспечить средствами подсчета. В первую очередь - сканерами для идентификации товара и высотной техникой для доступа к верхним ярусам хранения товара.
• Практически на каждой инвентаризации есть достаточно большая доля сотрудников, привлекаемых к физическому подсчету,  которые мало знакомы с конфигурацией склада, способом подсчета, с проверяемым товаром.
• И главное – низкая мотивация на качественный пересчет.

Для решения первой проблемы можно привлечь специальные компании, которые предоставляют персонал, уже оснащенный сканерами. Но стоимость таких специалистов весьма высока, а их квалификация и мотивация оставляла желать лучшего

Незнание товара (методов кодировки, вложенности упаковок и т.п.) часто приводит к ошибкам в пересчете, что в свою очередь ведет к большому числу повторных пересчетов для установления точного количества товара, и, как следствие, к увеличению длительности инвентаризации.

По просьбе наших клиентов мы привлекали подобные компании для пересчета, но результаты были неудовлетворительными. Несмотря на использование специальной технической базы таких компаний, результаты проверок показывали, что остатки лишь в 70% всех проверенных ячеек соответствовали факту первого пересчета.

Все это заставило задуматься о втором методе снижения показателя «блокировка обработки штука/дней», а именно об инвентаризации с остановкой движений по минимальному количеству единиц товара.

Собственно инвентаризация это проверка наличия товара на складе во всех местах хранения при этом никакими регулирующими документами не вводится необходимость остановки операций на всем складе во всех местах хранения. Важно иметь статичные остатки во время подсчета именно в участке подсчета. Во всех остальных участках хранения товара операции могут продолжаться.

Таким образом, для проведения инвентаризации вся зона хранения товаров разбивается на участки подсчета в соответствии с определенными требованиями. Такими требованиями могут быть:

1. Количество товара на одном участке должно быть  посчитано и проверено на расхождения за заданный промежуток времени (например, за одни сутки).
2. Заблокированными на определенный период времени (например, на одни сутки) может быть не более 10% от всех остатков

Следует отметить, что для обеспечения приемки товара в момент проведения инвентаризации и упрощения сведения результатов инвентаризации, выделяется специальная свободная от товара зона хранения, которая не подлежит инвентаризации. Как правило, это один или несколько рядов хранения. Приходящие во время инвентаризации товары размещаются в эту зону. Остатки в этой зоне не пересчитываются, и в качестве фактических остатков в этой зоне принимаются системные остатки на момент окончания полной инвентаризации.

Сотрудники склада делятся на 2 группы – группа подсчета и группа штатных операций. Соответственно, группа подсчета участвует в инвентаризации и исключена из штатной работы склада. А группа штатных операций обеспечивает нормальное функционирование склада по участкам, свободным от пересчета.

График работ при инвентаризации по этой схеме следующий:

1. Определение количества участков для пересчета на основании требований.
2. Выделение свободной зоны для размещения приходов.
3. Остановка операций по участку 1 и фиксация системных остатков на этом участке
4. Старт подсчета на участке 1.
5. Подготовка к подсчету – общая приборка, устранение явных ошибок хранения на участке 1.
6. Подсчет на участке 1.
7. Проверка на участке 1.
8. Окончание подсчета и начало штатной работы на участке 1.
9. Повторение пп.3-7 для участка 2 и т.д.

Во время остановки операций на подсчитываемом участке все остальные участки работают на подбор в штатном режиме.

Итоговые остатки фиксируются по окончании подсчета последнего участка. При этом по всем участкам, кроме последнего, но включая участок хранения принятого во время инвентаризации товара, в качестве фактических остатков принимаются системные остатки на этот момент времени. Эти данные используются в качестве фактических остатков при оформлении ИНВ-5. В качестве системных остатков берутся данные системы учета по каждому участку, зафиксированные в момент остановки операций по нему.

Такая схема работы несет в себе некоторую долю недостоверности ведь на момент фиксации остатков движения по всем участкам, кроме последнего, уже ведутся. Однако, наш опыт показал, что, если время между подсчетом первого и последнего участков не превышает 10 дней, то отклонение фактических остатков от остатков в системе учета не превышает 1-2 единицы товара на каждом участке при емкости каждого участка около 20-25 тысяч единиц товара.

При этом этот способ проведения инвентаризации позволяет обеспечить доступность практически полных остатков на складе в течение всего времени инвентаризации, а доля недоступных остатков определяется только подходом к определению участков подсчета.

Логическим продолжением такого подхода к организации пересчета является циклическая инвентаризация, при которой подсчет ведется в течение всего года, а ячейки, подпадающие под инвентаризацию, определяются по одному или нескольким следующим параметрам:

1. Ячейки с самым дорогим товаром
2. Ячейки с самым оборачиваемым товаром (по обороту в штуках)
3. Ячейки с самым оборачиваемым товаром (по обороту в деньгах)

Кроме того, возможна реализация событийного пересчета, например, при подборе последней штуки из ячейки подборщик подтверждает ее фактическое опустошение или перед постановкой нового кванта товара в ячейку расстановщик должен подтвердить пустоту ячейки.

А также возможен пересчет по тайм-ауту, например, каждые 90 дней или после подбора каждых 10 штук ячейка должна быть пересчитана.

Главное - обеспечить пересчет товара в ячейке несколько раз в год.

Это не только позволит не останавливаться на инвентаризацию, но и даст оперативные данные по наличию товара и позволит провести расследование и принять решение о причинах расхождений значительно быстрее.